为进一步规范中等职业学校助学档案管理，促进档案工作科学化、标准化、制度化建设，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在学生资助管理工作中的重要作用，根据《国家财政部、教育部、人力资源社会保障部关于进一步加强中等职业学校国家助学金发放管理工作的通知》（财教〔2008〕336号）精神及自治区中等职业学校国家助学金管理有关规定，结合“全国中等职业学校学生管理信息系统”板块升级操作内容以及我市中等职业学校助学档案工作实际，制定本办法。

　　一、档案分类

　　中等职业学校助学档案按性质分为目录索引、文件类、助学管理类、学生个人档案四大类。

　　二、档案建设内容及要求

　　（一）目录索引

　　目录索引是准确便捷查询助学档案的有效途径。通过目录索引可以把整个助学档案一览入目。

　　（二）文件类

　　1.上级部门文件。

　　2.校级文件。

　　（1）本校国家助学金具体实施办法。

　　（2）本校国家助学金管理领导小组（正式文件），具体实施机构及管理人员名单。

　　（3）本校国家助学金管理工作计划、总结、自查记录、整改方案等有关资料。

　　（三）助学管理类

　　1.各类报表。

　　（1）报表1：中等职业学校基本信息(按月)。

　　（2）报表2：中等职业学校在校生基本信息(按月)。

　　（3）报表3：中等职业学校国家助学金发放信息(按月)。

　　（4）报表4：中等职业学校国家助学金受助学生变动情况表(按月)。

　　（5）《中等职业学校各类资助信息及资金来源》（按学期）。

　　2.学生花名册。

　　按年级、专业、班级统计已注册的在校生花名册。

　　3.汇总表。

　　（1）中等职业学校国家助学金受助学生名单（汇总表1）。

　　（2）中等职业学校各类资助学生名单（汇总表2）。

　　4.受助学生学籍异动情况。

　　5.受助学生名单公示原始资料及公示结果。

　　6.请示或批复。

　　学校对国家助学金使用情况向上级主管部门的说明或请示。上级主管部门的答复或批复。

　　7.财务资料。

　　（1）财政局划拨国家助学金到学校账户的银行进账单或拨款单（复印件）。

　　（2）银行向学校代发助学金的银行代收、付款记账清单或学校支付学生助学金现金支票存根（复印件）。

　　（3）学生领取银行卡的领签表复印件或支付现金的领签表（原件）。

　　（4）本校事业收入提取5%及使用情况。

　　8.受助学生感恩教育资料。

　　（四）学生个人档案

　　按年级、专业、班级归档，做到一班一盒、一人一档。主要包括以下资料:

　　1.学生受助明细表（见附件），由学校资助管理人员如实填写受助资金数额和发放时间。

　　2.中等职业学校国家助学金申请表。

　　3.受助学生户籍证明。

　　4.城市户籍学生家庭经济困难证明。

　　

　　附件：学生受助明细表（样表）

　　　　　　 年级　　　　　　　　 　　 　　 班级

　　说明：1.此表放在学生个人助学档案首页。

　　　　　  2.单位：元。

　　　　  　3.小计指每学年汇总一次。

　　　　   4.总计为该生在校期间所受资助的总金额。